tài liệu làm căn cứ để xác định việc đăng kí hộ khẩu thường trú của từng gia đình hoặc từng đơn vị lập sổ. Theo Nghị định số 51 - CP, ngày 10.5.1997 của Chính phủ và Thông tư số 06 - TT/BNV (C13), 20.6.1997 của Bộ Nội vụ, mẫu SHK do Bộ Nội vụ (nay là Bộ Công an) phát hành thống nhất trong cả nước, gồm các loại chính: SHK gốc (sổ đăng kí hộ khẩu) do cơ quan công an trực tiếp lập, lưu giữ. SHK gốc được lập theo khu vực dân cư của đơn vị hành chính phường, xã, thôn, xóm, bản, đường phố, tổ dân phố hoặc theo nhà ở tập thể của các cơ quan, tổ chức và là tài liệu pháp lí, làm cơ sở để xác nhận việc cư trú của công dân, là căn cứ để điều chỉnh SHK gia đình, giấy chứng nhận nhân khẩu tập thể và một số việc khác. SHK gia đình được cấp cho từng hộ gia đình để đăng kí hộ khẩu thường trú trên các địa bàn trong cả nước.
Ở nông thôn, trừ các xã, thị trấn của các thành phố trực thuộc trung ương, SHK do trưởng công an xã, thị trấn lập và lưu giữ. Ở các thành phố trực thuộc trung ương, thành phố thuộc tỉnh và thị xã, SHK do trưởng công an quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh lập và lưu giữ. Sổ có giá trị pháp lí khi giao dịch các công việc có liên quan đến yêu cầu cần có SHK. Giấy nhân khẩu tập thể do trưởng công an quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh kí. Giấy có giá trị pháp lí khi quan hệ giao dịch có liên quan đến yêu cầu cần có SHK. Trước đó, việc quản lí và cấp SHK được tiến hành theo quy định của Nghị định số 104 - CP, ngày 27.6.1969 và Nghị định số 4 - HĐBT, ngày 7.1.1988.
